Polityka prywatności systemu „Lista Obecności"

Administratorem danych w logach technicznych, rozliczeniach i marketingu jest T-Rex Dominika Ptaszkowska, Siemianowice Śląskie, NIP 8631648884; kontakt: [email protected]. W zakresie danych pracowniczych, w szczególności identyfikatorów pracowników, ewidencji czasu pracy, komunikacji służbowej oraz danych lokalizacyjnych związanych ze zdarzeniami i aktywną zmianą, administratorem jest Pracodawca (Klient). Operator systemu Lista Obecności działa w tym zakresie jako podmiot przetwarzający (procesor) na podstawie umowy powierzenia (DPA) i udokumentowanych poleceń Administratora.

• Dane pracownicze i organizacyjne: identyfikator pracownika i firmy, przypisanie do firmy, dane organizacyjne oraz dane potrzebne do uwierzytelnienia w trybie firmowym, w tym PIN, jeśli jest używany.
• Ewidencja pracy: zdarzenia START/STOP, znaczniki czasu, status aktywnej zmiany, historia czasu pracy oraz dane potrzebne do jej weryfikacji.
• Dane lokalizacyjne: dokładna lub przybliżona lokalizacja przy START/STOP, cykliczne punkty lokalizacji podczas aktywnej zmiany, dane geofence oraz lokalizacja zapisana w kolejce offline, jeśli funkcje te są włączone.
• Komunikacja: wiadomości, zgłoszenia i odpowiedzi kierowane do uprawnionych osób po stronie Pracodawcy.
• Dane techniczne: identyfikatory urządzeń, model urządzenia, wersja systemu i aplikacji, adres IP, znaczniki czasu, logi błędów, dane diagnostyczne i zdarzenia bezpieczeństwa.
• Rozliczenia B2B: dane firmy Klienta, płatności/faktury.

Konta pracowników są tworzone i zarządzane przez Pracodawcę lub uprawnionego administratora firmy. Pracownik otrzymuje od Pracodawcy identyfikator, PIN, dane dostępowe lub kod QR potrzebny do korzystania z konta firmowego. Kod QR służy do połączenia aplikacji z istniejącą firmą i jej konfiguracją.

Aplikacja mobilna „Lista Obecności" (pakiet Android: pl.listaobecnosci.app) może korzystać z dokładnej lub przybliżonej lokalizacji urządzenia, jeżeli Pracodawca włączy funkcje lokalizacyjne.

Lokalizacja może być przetwarzana:

• przy ręcznej rejestracji START i STOP, aby powiązać zdarzenie ewidencji czasu pracy z miejscem jego wykonania;
• cyklicznie podczas aktywnej zmiany, w celu organizacji, kontroli i weryfikacji ewidencji pracy;
• w opcjonalnej funkcji Auto START/STOP, która wykorzystuje lokalizację i geofence także w tle do rozpoznania wejścia do lub wyjścia ze skonfigurowanej strefy pracy;
• podczas korzystania z mapy, wyszukiwania miejsca lub danych pogodowych.

Cykliczne punkty lokalizacji mogą być przesyłane do systemu i przechowywane wraz z ewidencją pracy. System może posiadać serię punktów zarejestrowanych podczas zmiany, ale nie przedstawia odrębnej funkcji marketingowej „historia tras".

Jeżeli urządzenie nie ma połączenia z siecią, zdarzenie START/STOP wraz z dostępną lokalizacją może zostać czasowo zapisane lokalnie w kolejce offline i przesłane po odzyskaniu połączenia.

Funkcja Auto START/STOP jest opcjonalna. Jeżeli jednak Pracodawca wymaga lokalizacji dla ręcznego START/STOP, odmowa dostępu do lokalizacji może uniemożliwić zarejestrowanie zdarzenia. Uprawnienie do lokalizacji, w tym lokalizacji w tle, można cofnąć w ustawieniach systemu Android.

Aplikacja wykorzystuje kamerę urządzenia wyłącznie do jednorazowego skanowania kodu QR podczas konfiguracji połączenia z serwerem firmy. Obraz z kamery nie jest zapisywany, przesyłany ani przetwarzany w żadnym innym celu. Uprawnienie do kamery jest opcjonalne — kod konfiguracyjny można również wprowadzić ręcznie.

Aplikacja wysyła lokalne powiadomienia (Android 13+: uprawnienie POST_NOTIFICATIONS) w celu informowania o: statusie zmiany (START/STOP), przypomnieniach o synchronizacji danych offline, alertach urlopowych oraz komunikatach od Pracodawcy. Powiadomienia nie zawierają reklam. Użytkownik może je wyłączyć w ustawieniach systemu.

Aplikacja umożliwia przesyłanie wiadomości, zgłoszeń i odpowiedzi związanych z organizacją pracy. Treść komunikacji, jej temat, identyfikator nadawcy i odbiorcy, status oraz znaczniki czasu mogą być przechowywane w systemie i udostępniane uprawnionym osobom po stronie Pracodawcy.

W celu zapewnienia działania, kompatybilności i bezpieczeństwa system może przetwarzać identyfikator i model urządzenia, wersję systemu operacyjnego i aplikacji, adres IP, znaczniki czasu, status komunikacji z serwerem, logi błędów, dane diagnostyczne i zdarzenia bezpieczeństwa. Część raportów diagnostycznych jest wysyłana po świadomej akcji użytkownika, a wybrane zdarzenia techniczne mogą być rejestrowane automatycznie.

Aplikacja przechowuje lokalnie dane potrzebne do działania, w tym konfigurację firmy, identyfikator pracownika, ustawienia, status aktywnej zmiany, wybrane dane profilu, lokalną historię, bufor diagnostyczny i kolejkę zdarzeń oczekujących na synchronizację. Usunięcie aplikacji lub danych lokalnych nie jest równoznaczne z usunięciem danych przechowywanych przez Pracodawcę w systemie serwerowym.

W zależności od używanej funkcji system korzysta z usług Open-Meteo oraz OpenStreetMap / Nominatim. Usługi te mogą otrzymywać współrzędne dokładne lub zaokrąglone, zapytanie o miejsce oraz standardowe metadane połączenia. Zapytanie może zostać wysłane bezpośrednio z aplikacji albo przez backend Lista Obecności. Zakres danych zależy od wybranej funkcji i trybu aplikacji.

• Świadczenie usługi ewidencji czasu pracy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wobec Klienta).
• Obowiązki prawne (np. rachunkowość; art. 6 ust. 1 lit. c).
• Organizacja pracy, komunikacja, weryfikacja zdarzeń i rozliczalność zgodnie z podstawą prawną ustaloną przez Pracodawcę.
• Bezpieczeństwo systemu i zapobieganie nadużyciom (art. 6 ust. 1 lit. f — w zakresie, w którym ma zastosowanie).
• Komunikacja marketingowa – wyłącznie za zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a).

Dane są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania, świadczenia usługi, wykonania umowy i DPA, realizacji udokumentowanych instrukcji Administratora oraz spełnienia obowiązków prawnych, ewidencyjnych, bezpieczeństwa i rozliczalności. Okres może różnić się zależnie od kategorii danych i konfiguracji Klienta.

Dane ewidencji czasu pracy, powiązane punkty lokalizacji, wiadomości, zgłoszenia i logi mogą być przechowywane przez okres wymagany właściwymi przepisami, umową lub uzasadnionymi potrzebami Administratora. Dane w kolejce offline pozostają lokalnie do czasu synchronizacji, usunięcia danych lokalnych albo innego zdarzenia wynikającego z działania aplikacji.

Dane w kopiach zapasowych są usuwane lub nadpisywane zgodnie z rzeczywistym cyklem backupów i obowiązującymi procedurami technicznymi. Konkretne okresy retencji mogą wynikać z umowy, DPA, polityk Klienta i obowiązujących przepisów.

Dane mogą być przetwarzane z wykorzystaniem dostawców infrastruktury serwerowej, hostingu, DNS/CDN, monitoringu i kopii zapasowych, w zakresie niezbędnym do świadczenia i zabezpieczenia usługi. W odniesieniu do map i pogody zastosowanie mają również przepływy opisane w sekcji „Mapy i pogoda". Transfer poza EOG, jeżeli wystąpi, odbywa się z zastosowaniem właściwych mechanizmów zgodności.

Dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, sprzeciw i przenoszenie danych pracowniczych są realizowane przez Administratora (Pracodawcę) albo przez operatora na jego udokumentowane polecenie. Jeżeli pracownik skontaktuje się bezpośrednio z operatorem, żądanie dotyczące danych pracowniczych zostanie przekazane właściwemu Administratorowi. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO.

Lista Obecności jest systemem B2B. W odniesieniu do danych pracowniczych administratorem jest Pracodawca, dlatego pracownik powinien kierować żądanie usunięcia, sprostowania lub ograniczenia danych do swojego Pracodawcy albo innego wskazanego przez niego Administratora.

• Przez Pracodawcę — Pracodawca jako Administrator ocenia żądanie i określa jego zakres zgodnie z właściwą podstawą prawną.
• Przez operatora — jeżeli pracownik napisze na [email protected], operator przekaże żądanie właściwemu Administratorowi i wykona odpowiednie działania jako procesor na jego udokumentowane polecenie, zgodnie z DPA.

Aplikacja Android nie udostępnia pracownikowi samodzielnej funkcji usunięcia konta. Usunięcie lub dezaktywacja dostępu pracownika nie musi oznaczać natychmiastowego usunięcia wszystkich zapisów ewidencyjnych, lokalizacyjnych, komunikacyjnych, bezpieczeństwa i kopii zapasowych.

Część danych może pozostać przez okres wynikający z prawa, obowiązków ewidencyjnych, rozliczalności, zabezpieczenia roszczeń, umowy, instrukcji Administratora lub rzeczywistego cyklu kopii zapasowych.

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne adekwatne do charakteru usługi, w tym szyfrowane połączenia, kontrolę dostępu, rozdzielenie uprawnień, logowanie zdarzeń bezpieczeństwa, kopie zapasowe oraz zasadę minimalnych uprawnień. Szczegółowe informacje techniczne udostępniamy Klientom i audytorom w kontrolowanym zakresie.

8 października 2026 r.